Integration von Wirtschaft und Recht: Vertragswissensmanagement

Der Vertrag als Steuerungsinstrument für Transaktion und Unternehmen

Das Vertragswissensmanagement liefert eine neue Methodik zum Verständnis sowie zur Instrumentalisierung und Gestaltung von Verträgen. Der Ansatz orientiert sich an den unternehmerischen Zielen und bezweckt deren effektive Umsetzung innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Dabei wird der Vertrag als proaktives wie reaktives Steuerungsinstrument für das Transaktionsmanagement1 und für das Unternehmensmanagement verstanden. Es wird eine neue Perspektive auf den Vertrag eröffnet, welche mit einem eigenständigen, systematischen, vorstrukturierten Prüfungs- und Handlungsansatz verbunden ist.

Das hier vorgestellte Berliner Vertragswissensmanagement-Modell (Contract Knowledge Management-Model – CKM-Model Berlin) bildet die für den Vertrag relevanten Prozesse – Vertrags-, Transaktions- und Risikomanagement – auf drei Ebenen ab und verbindet diese durch einen vierten Prozess miteinander: das Vertragswissensmanagement. Dieses Zusammenwirken ermöglicht die Erhebung von Informationen und die Generierung von Wissen, die dem Transaktions- und Unternehmensmanagement eine neue Qualität verleihen.

Die Funktionsweise des CKM-Model Berlin wird an einem Beispielsfall erläutert: Ein Maschinenbauunternehmen mit Sitz in Deutschland  führt zahlreiche Exportgeschäfte in Fremdwährung durch. Anlässlich der Schulden- und Euro-Krise 2012 soll ermittelt werden, wie sich verschiedene Szenarien der Währungsentwicklung auf die Transaktionsergebnisse und das Unternehmen auswirken und wie negative Abweichungen abgefangen werden können.

Heft 2_2012 Abb 2 Vertragsabschluss

Der Vertragsmanagementprozess

Auf seiner ersten Ebene strukturiert das CKM-Model Berlin den Vertragsmanagementprozess. Dabei erfolgt eine Unterteilung in die Vor-Vertragsabschluss-Phase, die Vertragsabschluss-Phase und die Nach-Vertragsabschluss-Phase, denen die Aktivitäten des Vertragsmanagements zugeordnet sind, insbesondere also Musterpflege, Vertragserstellung, Vertragsverwaltung, Änderungs- und Claims-Management sowie Vertragsarchivierung (Abb. 1, siehe Seite 42). Für den Beispielsfall zeigt das CKM-Model Berlin, dass in der Akquisition, Verhandlung und Abwicklung befindliche Verträge mit Hinblick auf die neue Situation betreffend das Fremdwährungsrisiko zu betrachten sind und sich z. B. für Vertragsgestaltung, Vertragscontrolling oder Änderungsmanagement ein unterschiedlicher Handlungsbedarf ergibt.

Heft 2_2012 Abb 1 Vertragsabschluss

Verbindung mit dem Transaktionsmanagement

Auf der zweiten Ebene wird die unternehmerische Transaktion erfasst, wobei die verschiedenen Phasen des Transaktionsprozesses (z. B. Ermittlung der unternehmerischen Erfordernisse, Informationssammlung, Beschaffungsplanung, Angebotsanalyse) als Anknüpfungspunkte dienen. Hierdurch findet eine Verknüpfung der geschäftsbezogenen Aktivitäten mit dem Vertragsmanagementprozess statt, so dass die unterschiedlichen Phasen der Transaktion aus Sicht der jeweiligen Vertragspartei (Abb. 2) abgebildet werden können.

Im Beispielsfall wird nun die Beziehung des Vertragsmanagements zu den konkret betrachteten Entscheidungssituationen hergestellt, also z. B. Angebotserstellung oder Angebotsanalyse. Damit sind für diese die verschiedenen Vertragsmanagementinstrumente und -prozesse (Musterverträge, Checklisten, Workflow etc.) bereits hinterlegt.

Risikosteuerung über den Vertrag

Auf der dritten Ebene kommt der Risikomanagement-Prozess hinzu. Er systematisiert und erleichtert die Risikobetrachtung vor allem für Transaktionen komplexer Natur und lässt das Erfahrungswissen des jeweiligen Fachgebietes – nun aber in vorstrukturierter Form – in die Planungs- und Entscheidungsprozesse einfließen. Dies hat den Vorteil, dass die Risikoprofile der unterschiedlichen mit den Vertrags-Projekten verbundenen fachlichen Aktivitäten über den gesamten Projektablauf erkannt und bewertet sowie gegebenenfalls Gegenmaßnamen ergriffen werden können, letztere insbesondere durch vertragliche Reglungen. Der Vertrag wird so auch zum Instrument des Risikomanagements 2, der Vertragsmanager zum Risikomanager. Gleichzeitig kann eine Auswertung des Vertragsbestandes Erkenntnisse zur Gesamtrisikosituation des Unternehmens erbringen. (Abb. 3)

Heft 2_2012 Abb 3 Vertragsabschluss

Ein derartiges integriertes Vorgehen fördert die prozedurale Erfassung des Vertrages und bettet dessen Inhalte in die vorhandenen internen und externen Kooperations- und Kommunikationsstrukturen ein3, welche die Vertragsgestaltung auf das tatsächliche unternehmerische Geschehen und den dahinter stehenden Willen beziehen.4 Die systematische Erfassung der Vertragsinhalte vertieft zugleich das Wissen über die wechselseitigen Bezüge der Ebenen. Der Vorteil dieses Ansatzes zeigt sich z. B. in der Vor-Vertragsabschluss-Phase, in der die Verhandlungen mit dem Vertragspartner nun systematisch vorbereitet und durch die Erstellung eines Risikoprofils die Gesamtrisikoabschätzung für die Transaktion erheblich erleichtert werden können.

Auf der dritten Ebene des CKM-Model Berlin erfolgt somit die Operationalisierung des Instrumentariums für die konkrete Transaktion.

Im Beispielsfall sind für alle geplanten und laufenden Geschäfte Risikoprofile und ggf. Maßnahmenpläne zu erstellen bzw. zu aktualisieren, also zu fragen, welche Auswirkungen das Fremdwährungsrisiko nach Art und Umfang erwarten lässt und welche Möglichkeiten der Risikobehandlung bestehen. So können z. B. Festlegungen getroffen werden, ab welchem Risiko Handlungsbedarf für die einzelnen Fremdwährungsgeschäfte oder die Summe aller Fremdwährungsgeschäfte besteht (Eskalationsmodell), welcher Vertragsphase dabei besondere Aufmerksamkeit zu widmen ist und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Auf diese Weise werden verbindliche Risikokorridore festgelegt, deren Einhaltung im Rahmen des Unternehmens-Workflows jederzeit überprüft werden können.

Die integrative Funktion des Vertragswissensmanagements

Eine optimale Nutzung des Vertrages zur Steuerung der Transaktion wie auch des Unternehmens erfordert eine Auswertung der Verträge, die über die Prozesse auf den drei bereits genannten Ebenen hinausgeht. Sie erfolgt durch das Vertragswissensmanagement, das zum einen die drei genannten Management-Ebenen miteinander verbindet und zum anderen die dort jeweils generierten Ergebnisse zusammenführt und nutzbar macht. Eine solche Betrachtung ist, soweit ersichtlich, in der Literatur bisher nicht erfolgt, wiewohl sich eine dahin gehende Entwicklung im letzten Jahrzehnt durch den Einsatz von Vertragsmanagementsoftware in der Praxis zunehmend beobachten lässt und nun noch des anwendungsorientierten wissenschaftlichen Fundaments bedarf.

Heft 2_2012 Abb 4 Vertragsabschluss

Ausgangspunkt der Überlegungen ist das Verständnis des Vertrages als ein dynamisches System. Der Vertrag wird nicht wie traditionell üblich über den Vertragstyp (z. B. Leasing-, Kauf- oder Werkvertrag) gestaltet, sondern über seine Metaebene, d. h. die Ebene der Wesenselemente eines jeden Vertrages. Im Beispielsfall kann das Fremdwährungsrisiko somit unabhängig von dem Vertragstyp und unabhängig von einer bestimmten nationalen Rechtsordnung erfasst und behandelt werden. Die Wesenselemente des Vertrages lassen sich am besten mit dem Begriff des Vertragslebens beschreiben, der nicht mit dem in der Literatur zu findenden Begriff des Vertragslebenszyklus identisch ist. Während sich dieser im Sinne des so genannten Contract-Life-Cycle Management an den verschiedenen Phasen des Vertragsmanagements orientiert, bezeichnet das Vertragsleben alle Einflussfaktoren aus dem Vertrag und auf den Vertrag. Die Erschließung der speziellen juristischen Substanz des Vertrages zielt dabei auf eine Unterstützung des strategischen Managements ab und damit deutlich weiter als das Compliance-Management.

Das Vertragsleben ermöglicht demnach eine systematische Erfassung sämtlicher Transaktionen mit Hilfe der Meta-Daten ihrer Verträge. Deren nachfolgende Systematisierung verdeutlicht die Bezüge zu den Risikogruppen und damit zum Risikomanagement:

Das Vertragsvorleben betrifft alles, was vor dem Vertragsabschluss erfolgt ist oder stattfindet, d. h. Erfahrungen aus früheren Vertragsbeziehungen, Informationen aus der Akquisitionsphase sowie aus der Vertragsanbahnung. Umfasst werden bspw. die unterschiedlichen Verhandlungspositionen und Interessen der Vertragspartner oder als selbstverständlich vorausgesetzte, meist unausgesprochene Annahmen für den Vertragsschluss.

Das Vertragsaußenleben bezieht sich auf Veränderungen von im Zusammenhang mit dem Vertrag stehenden wirtschaftlichen Gegebenheiten (z. B. Insolvenz eines Lieferanten), Änderungen der Gesetzgebung oder der Rechtsprechung, Ereignisse höherer Gewalt etc.

Das Vertragsinnenleben betrifft Veränderungen bzw. Veränderungsmöglichkeiten, z. B. durch Kündigung, Verlängerungsoptionen oder Vertragsänderungen, die aus einer neuen Interessenlage der Vertragsparteien resultieren.

Das Vertragsnachleben erfasst, was nach gegenseitiger, vollständiger Vertragserfüllung geschieht (z. B. Dokumentation und Aufbewahrung zu Steuerzwecken).

Die Integration des Vertragslebens in die Unternehmensprozesse erfolgt durch das Vertragswissensmanagement5, eine Erscheinungsform des Wissensmanagements. Dieses hat eine am Input und eine am Output orientierte Dimension. Die erstgenannte Dimension bezweckt, das benötigte Wissen systematisch zu identifizieren, erwerben, entwickeln und bewerten. Bezugspunkt ist dabei das gesamte überinstitutionelle und organisationsinterne Wissen. Die am Output orientierte Dimension umfasst drei Aktivitäten, um das in den Vertragsbeständen gespeicherte Wissen für die verschiedenen Stadien des Contract-Life-Cycle bedarfsgerecht zugänglich zu machen, d. h. für die Managementebene entschlüsselt zur Verfügung zu stellen: Das Vertragswissen ist auszutauschen (Erstellen von Verträgen), der Vertrag und die dahinter stehenden Unternehmensprozesse sind zu managen (Umsetzen der Verträge)6 und der Vertrag bzw. der Vertragsbestand ist in seiner Unternehmensrelevanz auszuwerten (Auswertung der Verträge). Das Vertragswissen kann auf diese Weise nicht nur vor und bei Vertragsschluss nutzbar gemacht werden, sondern gerade auch für die Durchführung der Transaktion, die in erheblichem Umfang durch den Vertrag gesteuert wird. (Abb. 4)

Für den Beispielsfall gewährleistet das Vertragswissensmanagement, dass die Fremdwährungsrisiken frühzeitig definiert, gemeldet und ihre Implikationen ermittelt werden. Dies ermöglicht die Entwicklung einer Strategie zur Risikobehandlung, die auf operative Maßnahmen herunter gebrochen und in den verschiedenen Stadien des Contract-Life-Cycle zum Einsatz gebracht werden kann. Hierzu sind die Informationen in das Wissensmanagementsystem zurückzuspeisen, indem sie z. B. in die Musterverträge und Checklisten eingepflegt werden.

Die Komplexität des Vertragswissensmanagements lässt sich heutzutage nur noch mit IT-Instrumenten8 beherrschen, die eine effiziente Steuerung der integrierten Prozesse ermöglichen und eine Kommunikationsplattform verbunden mit einem Eskalationssystem schaffen, welche eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten und deren Überwachung gewährleistet. Dies fördert auch die interdisziplinäre Zusammenarbeit im Unternehmen und ermöglicht eine effiziente Risikosteuerung.

Zusammenfassung

Das Vertragswissensmanagement bildet einen neuen methodischen Ansatz für die Gestaltung, aber auch für die unternehmerische Nutzung von Wirtschaftsverträgen.

Dazu verbindet es vier betriebliche Regelkreise miteinander: Das Vertrags-, das Transaktions- und das Risikomanagement auf der einen Seite sowie ein spezielles Vertragswissensmanagement auf der anderen Seite.

Die Integration dieser unternehmerischen Prozesse eröffnet für den Vertrag neue Perspektiven: Zum einen erhält die Vertragsgestaltung einen systematischen, vorstrukturierten Prüfungs- und Handlungsansatz, d. h. Leitplanken durch eine methodische Herangehensweise. Dabei werden alle dem Vertrag innewohnenden Möglichkeiten zur Bündelung transaktionsbezogener Instrumente zur Risikoabwehr zum Tragen gebracht, im Beispielsfall also ein Maßnahmeplan erarbeitet und implementiert, um den Transaktionserfolg sicherzustellen. Zum anderen kann der Vertrag durch seine Entschlüsselung im Vertragswissensmanagement-Prozess als Instrument der Unternehmenssteuerung nutzbar gemacht werden. So ermöglicht das CKM-Model Berlin im Beispielsfall eine systematische Erfassung der Auswirkungen des Fremdwährungsrisikos auf das gesamte Unternehmen und das Ergreifen angemessener strategischer Gegenmaßnahmen. Nicht zuletzt leistet es einen theoretischen Beitrag zur Integration von Recht und Wirtschaft.

Heft 2_2012 Gut Lachen

Anmerkungen:

1 So bereits die Neue Institutionenökonomik, vgl. Buriánek, Vertragsgestaltung bei hybriden Leistungsangeboten, 2009, S. 74; Slaghuis, Vertragsmanagement für Investitionsprojekte, 2005, S. 40; van der Beek, Long-term contracts and relational contracts, in: De Geest (Hg.), Encyclopedia of Law and Economics, 2. Aufl., S. 283; Vincent-Jones, Oxford Journal of Legal Studies 2000, S. 317 ff.;Williamson, Journal of Law and Economics 1979, S. 245 ff.

2 Vgl. Hall/Langemeier, Agricultural Communications, The Texas A&M University System, L-5294 (RM1-6) 3-99; www.msu.edu/user/steind/8_Contract_Tools.pdf

3 Vgl. Eichhorn/Schuhmann, in: Ladwig/Kunze/Hartmann (Hg.), Exit matters – Auf dem Weg in die Projektgesellschaft, 2011, S. 169.

4 Diese Einbettung in einen weiteren normativen Kontext wird in der Vertragstheorie vielfach diskutiert, z. B. im Zusammenhang mit dem relationalen Vertrag. Allgemein zum relationalen Vertrag und zur Einbettung siehe Kimel, The Choice of Paradigm for Theory of Contract: Reflections on the Relational Model, Oxford Journal of Legal Studies, Vol 27, No. 2, S. 235, 237. Die Bedeutung der juristischen Diskussionen über relationale Verträge bekommt hier eine neue Komponente. Häufig ist ihr Ausgangspunkt ein unterschiedliches Vertragsverständnis in der westlichen und der östlichen Kultur und die sich daraus ergebenden Unterschiede in der Vertragskonzeption (Breatt/Gelfand, A cultural analysis of the underlying assumptions of negotiation theories, in: Leigh, Negotiation Theories and Research, 2006, S. 173-184) oder, wie in der ökonomischen Analyse des Rechts, die Frage nach der effizienten Umsetzung der gewünschten unternehmerischen Ziele (Schäfer/Ott, Lehrbuch der ökonomischen Analyse des Zivilrechts, 4. Aufl. 2005, S. 633 ff.).Vorwiegend geht es darum, die Kooperations- und Kommunikationserfordernisse auch aus juristischer Sicht in erster Linie als wichtiges Hilfsmittel für die erfolgreiche Transaktion zu verstehen und auf diese Weise eine Steuerung komplexer Transaktionen zu ermöglichen.

5 Begriff und Instrument wurden erstmals vorgestellt in Eichhorn/Schuhmann, a. a. O., S. 185 ff.

6 Der üblicherweise dafür verwendete Begriff „Vertragsabwicklung“ wird hier vermieden, da er vom semantischen Verständnis her eine eher fest gefügte Planung evoziert, die nur noch vollzogen werden muss, und damit dem Stellenwert der Nach-Vertragsabschluss-Phase nicht ausreichend Rechnung trägt. Der Terminus Umsetzung erscheint besser passend für diese sehr dynamische Vertragsphase.

7 CKM = Contract Knowledge Management

8 Vertragsmanagementsoftware gibt es seit einigen Jahren in Form von Eigenentwicklungen im Unternehmen oder Marktprodukten, wie z.B. als Insellösung die Vertragsmanagement-Software von Symfact (www.symfact.ch) oder als ERP-Tool das SAP ContractLifecycle Management (www.sap.com/germany/ solutions/business-suite/srm/contract-lifecycle-management-software/index.epx). Das wachsende Interesse an Produkten, die Vertragsmanagement durch Wissensmanagement-Systeme unterstützen, wurde bereits Anfang des letzten Jahrzehnts, z. B. durch die KPMG-Studie Vertragsmanagement 2002, im Wege der Umfrage ausführlich belegt.

Autoren:

  • Prof. Dr. Bert Eichhorn

  • Prof. Dr. Ralph Schuhmann